(1) Za vpis v register pristojni arhivi posredujejo naslednje podatke:

• naziv in naslov sedeža ustvarjalca,
• matično številko ustvarjalca,
• klasifikacijo ustvarjalca iz standardne klasifikacije dejavnosti,
• pristojni arhiv in pristojne arhiviste,
• naziv, naslov sedeža in matično številko imetnika, če to ni ista oseba kot ustvarjalec,
• datum in evidenčno oznako veljavnih pisnih strokovnih navodil o odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva.

(2) Poleg elementov iz prejšnjega odstavka se vpisuje še:

1. pri pravnih osebah javnega prava in zasebnega prava ter fizičnih osebah, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb:

• datum začetka, vsebina in obdobje veljavnosti podeljenega javnega pooblastila oziroma datum začetka, vrsta in obdobje izvajanja javne službe,
• številka in datum sklepa o vpisu v register;

2. pri političnih strankah:

• datum vstopa in izstopa stranke v Državni zbor Republike Slovenije;

3. pri pravnih osebah, ki so pridobile status delovanja v javnem interesu:

• datum pridobitve statusa delovanja v javnem interesu,
• področje, za katerega so pridobile status,
• obdobje, za katerega je status podeljen,
• številka in datum sklepa o vpisu v register.

(3) Podatki se pošljejo na predpisanem obrazcu, ki je objavljen na spletni strani državnega arhiva, in so javno dostopni.