Arhivsko gradivo je za potrebe izročanja popisano, ko ustvarjalec oziroma imetnik po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva izdela popis arhivskega gradiva najmanj na nivoju združenih dokumentov, ki vsebujejo:

1. osnovne podatke:

• ime ustvarjalca arhivskega gradiva,
• čas nastanka arhivskega gradiva,
• obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v tekočih metrih ali bajtih, in količino arhivskega gradiva, izraženo s številom tehničnih enot,
• osebno ime osebe, ki je izdelala popis arhivskega gradiva,
• datum izdelave popisa arhivskega gradiva;

2. elemente prevzemnega popisa:

• oznako tehnične enote,
• oznako popisne enote,
• klasifikacijsko oznako popisne enote (če obstaja),
• naslov popisne enote,
• čas nastanka popisne enote,
• roke nedostopnosti.