(1) Pristojni arhiv sestavi zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva arhivu na obrazcu, ki je objavljen na spletni strani državnega arhiva.

(2) Zapisnik iz prejšnjega odstavka vsebuje:

• naziv in naslov ustvarjalca oziroma imetnika, ki izroča arhivsko gradivo, ter osebno ime odgovorne osebe,
• naziv in naslov arhiva, ki prevzema arhivsko gradivo, ter osebno ime odgovorne osebe,
• imena in priimke ter podpise pristojnih uslužbencev za izročitev in prevzem arhivskega gradiva,
• kraj in datum izročitve,
• ime ustvarjalca arhivskega gradiva,
• oznako fonda/zbirke ali arhivskega gradiva, kadar se izročajo posamezni dokumenti,
• čas nastanka arhivskega gradiva,
• obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v tekočih metrih oziroma bajtih, in količino arhivskega gradiva, izraženo s številom tehničnih enot ali številom dokumentov, kadar se izročajo posamezni dokumenti,
• ugotovitve o ohranjenosti arhivskega gradiva in pojasnila izročitelja o tem,
• podatke o dostopnosti arhivskega gradiva,
• podatke o obstoju in imetnikih pravic intelektualne lastnine na arhivskem gradivu,
• izjavo imetnikov o prenosu pravic iz prejšnje alineje in pogojih za objavo arhivskega gradiva na svetovnem spletu,
• seznam arhivskega gradiva, ki je izjemoma ostalo pri izročitelju, z navedbo razloga za to in roka, do katerega bo izročeno.

(3) Prevzemni popis arhivskega gradiva iz 23. člena te uredbe je priloga k zapisniku iz prvega odstavka tega člena.