(1) Komisijo, ki sodeluje pri postopkih izločanja in uničenja dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe skladno s 13.a členom zakona oziroma je bilo mikrofilmano ali zajeto in pretvorjeno v digitalno obliko za dolgoročno hrambo skladno s 13. oziroma 14. členom zakona, imenuje predstojnik ustvarjalca oziroma imetnika ali oseba, ki jo pooblasti predstojnik.

(2) Pred postopkom uničenja mora komisija sestaviti zapisnik, ki vsebuje najmanj:

• naziv in naslov ustvarjalca oziroma imetnika,
• osebno ime zaposlene osebe ustvarjalca oziroma imetnika, ki je odgovoren za izvajanje obveznosti po 39. členu zakona,
• imena in priimke članov komisije,
• datum uničenja dokumentarnega gradiva.

(3) Komisija k zapisniku iz prejšnjega odstavka kot prilogo doda popis dokumentarnega gradiva za uničenje, ki vsebuje najmanj:

• naziv in naslov ustvarjalca,
• čas nastanka dokumentarnega gradiva,
• podatke o vsebini,
• podatke iz evidence o dokumentarnem gradivu ustvarjalca,
• potrdilo o uničenju dokumentacije, v primeru, da uničenje za organ opravi zunanji izvajalec.