(1) Izrazi, uporabljeni v tej uredbi, pomenijo:

• informacijski sistem je informacijski sistem za upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski ali fizični obliki, zajemanje gradiva v digitalno obliko ali pretvorbo iz ene v drugo digitalno obliko, hrambo in uporabo,
• imetnik je pravna ali fizična oseba oziroma skupina oseb, ki hrani arhivsko gradivo in ni nujno ustvarjalec tega gradiva,
• istovrstne osebe so osebe, ki opravljajo istovrstno dejavnost oziroma jih povezuje vsebina ali področje njihovega dela,
• izvirnik je vsak primaren oziroma izviren zapis ne glede na pisno osnovo in način zapisa,
• minister je minister, pristojen za arhive,
• ministrstvo je ministrstvo, pristojno za arhive,
• metapodatki so podatki o drugih podatkih, ki opisujejo vsebino, strukturo in okoliščine nastanka dokumentarnega in arhivskega gradiva, njegovo upravljanje in uporabo,
• popisna enota je vsebinsko zaključena enota ureditve arhivskega gradiva, ki je bila oblikovana pri ustvarjalcu arhivskega gradiva ali pozneje v arhivu v kontekstu popisovanja,
• reprodukcije so vse oblike kopij dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki delno ali v celoti povzemajo vsebino zapisa, iz katerega je bila kopija narejena (na primer fotokopije, natisi, prenosi, mikrofilmski posnetki, fotografije, diapozitivi, digitalizirani posnetki, tonski in vizualni posnetki),
• tehnična enota je oprema za arhivsko gradivo (na primer arhivske škatle, filmske škatle in druga oprema) iz kemično obstojnih materialov, ki mora ustrezati velikosti in obliki gradiva, oziroma sprejemni informacijski paket za arhivsko in dokumentarno gradivo v digitalni obliki,
• ustvarjalec je pravna oseba, njena organizacijska enota ali fizična oseba oziroma skupina oseb, pri kateri nastaja dokumentarno gradivo, iz katerega se odbira arhivsko gradivo, ki se v skladu z zakonom izroča pristojnim arhivom,
• zakon je Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14).

(2) Drugi izrazi, uporabljeni v tej uredbi, imajo enak pomen, kot ga imajo v zakonu.