V aktu o sistemizaciji delovnih mest so v skladu z notranjo organizacijo določene vrste delovnih mest, potrebnih za izvajanje javne službe in drugih dejavnosti javnega zavoda, ki so v skladu z namenom, zaradi katerega je javni zavod ustanovljen.

Kadar to terja posebna narava dela na področju umetniške ali druge kulturne dejavnosti, se v sistemizaciji lahko določijo delovna mesta, za katera se delovna razmerja sklepajo za določen čas, ki ne sme biti daljši od trajanja mandata direktorja oziroma ne več kot pet let. Delovno razmerje za določen čas se sme z isto osebo za isto delo skleniti zaporedoma največ trikrat, katerih neprekinjen čas trajanja pa ne sme biti daljši od desetih let. Šest mesečna ali krajša prekinitev ne pomeni prekinitve neprekinjenega desetletnega obdobja iz prejšnjega stavka.

V sistemizaciji se določijo delovna mesta s krajšim delovnim časom od polnega. V sistemizaciji delovnih mest ni potrebno opredeliti občasnih potreb po delu, za katere je dovolj, da so predvidene v kadrovskem načrtu javnega zavoda.