Zapisnik se sestavi tako, da uradna oseba, ki vodi postopek, ali z njenim dovoljenjem stranka ali drug udeleženec v postopku glasno narekuje zapisnikarju, kaj naj zapiše v zapisnik. Če ga uradna oseba, ki vodi postopek, piše sama, glasno govori, kaj piše, tako da navzoče osebe spremljajo potek nastajanja zapisnika.