(1) V zapisnik se vpiše:

• ime in sedež organa, ki opravlja dejanje,
• kraj, dan in ura dejanja in zadeva, v kateri se dejanje opravlja in
• osebna imena uradnih oseb, navzočih strank in njihovih zastopnikov ali pooblaščencev.

(2) Zapisnik mora obsegati natančen in kratek potek ter vsebino v postopku opravljenega dejanja in danih izjav. Pri tem se mora zapisnik omejiti na tisto, kar se tiče same zadeve, ki je predmet postopka. V zapisniku se navedejo vse listine in drugi dokazi, ki so bili v kakršenkoli namen uporabljeni pri dejanju. Če je treba, se te listine oziroma drugi dokazi priložijo zapisniku. V zapisnik se vpišejo tudi sklepi, ki se izdajo med dejanjem.

(3) Če se stranki ali drugemu udeležencu v postopku v skladu z 62. členom tega zakona pri uradnem dejanju zagotovi spremljanje uradnega dejanja v njegovem jeziku, se v zapisnik navede, v katerem jeziku je oseba govorila oziroma spremljala postopek in kdo je prevajal ali pomagal pri komunikaciji.

(4) Zapisnik se piše med opravljanjem uradnega dejanja. Če se dejanje ne more končati isti dan, se vsak dan posebej vpiše v isti zapisnik tisto, kar je bilo tisti dan napravljeno in to podpiše.

(5) Če se dejanje, o katerem se piše zapisnik, ne more opraviti zdržema, se v zapisniku navede, da je bilo prekinjeno.

(6) Če se med dejanjem napravijo ali preskrbijo načrti, skice, risbe, fotografije in temu podobno, se priložijo zapisniku in v njem natančno navedejo.

(7) Če narava upravne zadeve tako zahteva, se zapisnik v določenih zadevah lahko piše tudi v obliki knjige ali kakšne drugačne evidence.

(8) Zapisnik se lahko narekuje v elektronski nosilec zvoka. Uradna oseba, ki vodi postopek, seznani udeležence z načinom evidentiranja procesnega dejanja ter o tem, da pisni odpravek zapisnika ne bo izdan. Na koncu dejanja pozove udeležence, da v elektronski nosilec zvoka izjavijo, da so z vsebino zapisnika seznanjeni in ali se z njo strinjajo oziroma ali imajo kakšne pripombe. Zapisnik sklene uradna oseba, ki vodi postopek, z izjavo o času zaključka uradnega dejanja. Zvočni posnetek je del dokumentacije zadeve, ki se hrani v informacijskem sistemu organa. Zapisnik se hrani, dokler se hranijo dokumenti zadeve.