Evidenco vpisanih in vključenih otrok vrtec vzpostavi in vodi za vsako šolsko leto. Evidenca je lahko vodena po abecednem vrstnem redu priimkov vseh otrok, ki so vpisani in vključeni v vrtec, ali po abecednem redu priimkov otrok po posameznih oddelkih.

Vrtec zbira osebne podatke za vzpostavitev evidence iz vpisnega lista, ki ga ob vpisu otroka v vrtec izpolnijo starši, ter od izjav staršev.

Pooblaščeni delavec osebne podatke iz vpisnega lista oziroma vpisne liste posreduje vzgojitelju, ki te podatke vpiše v dnevnik z imenikom otrok.

Pooblaščeni delavec ob začetku šolskega leta posebej opozori vzgojitelja in pomočnika vzgojitelja na podatke o zdravstvenih posebnostih otroka, katerih poznavanje je nujno za otrokovo varnost in delo z otrokom.

Z izpisom otroka iz vrtca se zanj preneha voditi evidenca, podatki v evidenci pa se izbrišejo eno leto po izpisu otroka.