Ta pravilnik določa podrobnejša navodila o načinu zbiranja osebnih podatkov, ki jih vsebujejo zbirke iz 24. in 43. člena Zakona o vrtcih z namenom, da se preprečijo nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Ta pravilnik določa tudi vzpostavitev in vodenje ter vzdrževanje evidenc, posredovanje osebnih podatkov o otrocih in njihovih starših, določanje delavcev, pooblaščenih za obdelavo osebnih podatkov, uničenje osebnih podatkov in pravice staršev v zvezi z zbirkami osebnih podatkov.

Ta pravilnik se uporablja za posamezne evidence osebnih podatkov, ki jih vrtec vzpostavi in vodi v skladu z zakonom.

Ta pravilnik se uporablja tudi za dokumentacijo otrok s posebnimi potrebami, ki so na podlagi odločbe o usmeritvi vključeni v vrtec.

Za uresničevanje tega pravilnika je odgovoren ravnatelj vrtca, v vrtcih, ki so enote šole, pa ravnatelj šole.

Strokovni delavec vrtca in drugi zaposleni so odgovorni za uresničevanje pravilnika v okviru pooblastil in nalog, ki jih za njihovo delovno mesto določa akt o sistemizaciji delovnih mest in letni delovni načrt.

Vrtec lahko zbira, obdeluje in hrani le tiste osebne podatke, ki jih v skladu z zakonom vsebujejo:

1. evidenca vpisanih in vključenih otrok;
2. evidenca plačil staršev;
3. evidenca otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč;
4. evidenca oseb, ki občasno varujejo otroke na domu;
5. evidenca socialnega položaja družin v vrtec vključenih otrok.

Evidenco vpisanih in vključenih otrok vrtec vzpostavi in vodi za vsako šolsko leto. Evidenca je lahko vodena po abecednem vrstnem redu priimkov vseh otrok, ki so vpisani in vključeni v vrtec, ali po abecednem redu priimkov otrok po posameznih oddelkih.

Vrtec zbira osebne podatke za vzpostavitev evidence iz vpisnega lista, ki ga ob vpisu otroka v vrtec izpolnijo starši, ter od izjav staršev.

Pooblaščeni delavec osebne podatke iz vpisnega lista oziroma vpisne liste posreduje vzgojitelju, ki te podatke vpiše v dnevnik z imenikom otrok.

Pooblaščeni delavec ob začetku šolskega leta posebej opozori vzgojitelja in pomočnika vzgojitelja na podatke o zdravstvenih posebnostih otroka, katerih poznavanje je nujno za otrokovo varnost in delo z otrokom.

Z izpisom otroka iz vrtca se zanj preneha voditi evidenca, podatki v evidenci pa se izbrišejo eno leto po izpisu otroka.

Evidenco plačil staršev vrtec za vsako šolsko leto vzpostavi in vodi na način, ki ga določi ravnatelj z notranjim aktom.

Evidenca se vzpostavi na podlagi odločb o določitvi plačila, ki jih izda in posreduje vrtcu občina, pristojna za določitev plačila staršev, ter podatkov o izpolnjevanju mesečne obveznosti plačila za vrtec, ki izhaja iz izstavljenih računov.

Za vodenje, obdelavo, uporabo in posredovanje podatkov iz evidence se uporabljajo predpisi, ki urejajo finančno računovodstvo pravnih oseb in poslovanje proračunskih porabnikov. Podatki iz evidence se izbrišejo pet let po izpisu otroka iz vrtca, razen v primeru, ko vrtec zoper starše pred pristojnim sodiščem vodi sodne oziroma izvršilne postopke za uveljavitev zahtevkov zaradi neizpolnjenih obveznosti staršev iz naslova plačil staršev za vrtec. V tem primeru se podatki izbrišejo eno leto po poplačilu zapadlih obveznosti.

Evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč, vodi svetovalna služba vrtca. Svetovalna služba začne voditi evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč, ko prične voditi postopek nudenja strokovne pomoči otroku.

Svetovalna služba lahko začne s postopkom svetovanja oziroma pomoči na podlagi predhodno pridobljenega pisnega soglasja staršev razen, če je otrok v družini ogrožen in ga je potrebno zavarovati. Soglasje mora vsebovati:

• konkretno opredeljen namen zbiranja osebnih podatkov v okviru svetovanja oziroma pomoči;
• osebne podatke, ki se bodo glede na namen zbirali po strokovni presoji svetovalne službe v okviru družinske in socialne anamneze, razvojne anamneze, diagnostičnih postopkov, postopkov strokovne pomoči in strokovnih mnenj drugih institucij z zagotovilom, da se bodo zbrani podatki uporabili samo za namen nudenja strokovnega svetovanja oziroma pomoči in posredovali drugim uporabnikom v skladu z zakonom;
• seznanitev z možnostjo preklica soglasja;
• čas shranjevanja osebnih podatkov;
• podpis staršev.

Starši lahko soglasje kadarkoli pisno prekličejo. Če med postopkom svetovanja oziroma nudenja pomoči pride do spremenjenih okoliščin, ki vplivajo na vsebino soglasja, se na predlog svetovalne službe soglasje dopolni.

Če začne svetovalna služba voditi postopek svetovanja oziroma nudenja pomoči brez soglasja staršev oziroma nadaljuje s postopkom tudi po preklicu soglasja, mora v evidenci dokumentirati svojo oceno in dokazila o dejanski ogroženosti otroka v družini.

Evidenca se vodi kot osebna mapa, ki jo kot vrsto dokumentacije določa poseben pravilnik o dokumentaciji v vrtcu.

Osebni podatki iz prvega odstavka tega člena se zbirajo do izpolnitve namena postopka svetovanja oziroma pomoči, osebna mapa pa se hrani eno leto po odhodu otroka iz vrtca.

Svetovalna služba vodi v evidenci iz prejšnjega člena tudi podatke in dokumentacijo o otrocih s posebnimi potrebami, ki so vključeni v vrtec na podlagi odločbe o usmeritvi.

Strokovna skupina, ki je v skladu z Zakonom o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami zadolžena za pripravo individualiziranega programa, strokovno mnenje, na podlagi katerega je bila izdana odločba o usmeritvi, lahko pridobi od staršev.