Evidenco plačil staršev vrtec za vsako šolsko leto vzpostavi in vodi na način, ki ga določi ravnatelj z notranjim aktom.

Evidenca se vzpostavi na podlagi odločb o določitvi plačila, ki jih izda in posreduje vrtcu občina, pristojna za določitev plačila staršev, ter podatkov o izpolnjevanju mesečne obveznosti plačila za vrtec, ki izhaja iz izstavljenih računov.

Za vodenje, obdelavo, uporabo in posredovanje podatkov iz evidence se uporabljajo predpisi, ki urejajo finančno računovodstvo pravnih oseb in poslovanje proračunskih porabnikov. Podatki iz evidence se izbrišejo pet let po izpisu otroka iz vrtca, razen v primeru, ko vrtec zoper starše pred pristojnim sodiščem vodi sodne oziroma izvršilne postopke za uveljavitev zahtevkov zaradi neizpolnjenih obveznosti staršev iz naslova plačil staršev za vrtec. V tem primeru se podatki izbrišejo eno leto po poplačilu zapadlih obveznosti.