Evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč, vodi svetovalna služba vrtca. Svetovalna služba začne voditi evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč, ko prične voditi postopek nudenja strokovne pomoči otroku.

Svetovalna služba lahko začne s postopkom svetovanja oziroma pomoči na podlagi predhodno pridobljenega pisnega soglasja staršev razen, če je otrok v družini ogrožen in ga je potrebno zavarovati. Soglasje mora vsebovati:

• konkretno opredeljen namen zbiranja osebnih podatkov v okviru svetovanja oziroma pomoči;
• osebne podatke, ki se bodo glede na namen zbirali po strokovni presoji svetovalne službe v okviru družinske in socialne anamneze, razvojne anamneze, diagnostičnih postopkov, postopkov strokovne pomoči in strokovnih mnenj drugih institucij z zagotovilom, da se bodo zbrani podatki uporabili samo za namen nudenja strokovnega svetovanja oziroma pomoči in posredovali drugim uporabnikom v skladu z zakonom;
• seznanitev z možnostjo preklica soglasja;
• čas shranjevanja osebnih podatkov;
• podpis staršev.

Starši lahko soglasje kadarkoli pisno prekličejo. Če med postopkom svetovanja oziroma nudenja pomoči pride do spremenjenih okoliščin, ki vplivajo na vsebino soglasja, se na predlog svetovalne službe soglasje dopolni.

Če začne svetovalna služba voditi postopek svetovanja oziroma nudenja pomoči brez soglasja staršev oziroma nadaljuje s postopkom tudi po preklicu soglasja, mora v evidenci dokumentirati svojo oceno in dokazila o dejanski ogroženosti otroka v družini.

Evidenca se vodi kot osebna mapa, ki jo kot vrsto dokumentacije določa poseben pravilnik o dokumentaciji v vrtcu.

Osebni podatki iz prvega odstavka tega člena se zbirajo do izpolnitve namena postopka svetovanja oziroma pomoči, osebna mapa pa se hrani eno leto po odhodu otroka iz vrtca.