(1) Ta uredba ureja povračilo stroškov za službena potovanja v tujino in pravico do akontacije za javne uslužbence in funkcionarje, ki poklicno opravljajo funkcijo (v nadaljnjem besedilu: zaposleni), v državnih organih, samoupravnih lokalnih skupnostih, javnih agencijah, javnih skladih, javnih zavodih, javnih gospodarskih zavodih ter drugih osebah javnega prava, ki so uporabniki državnega proračuna ali proračuna samoupravne lokalne skupnosti.

(2) Ta uredba velja tudi, če katerega od stroškov službenega potovanja v tujino delodajalec oziroma državni organ (v nadaljnjem besedilu: delodajalec) poravna neposredno ponudniku.

Če je zaposleni napoten na službeno potovanje v tujino v okviru sodelovanja v programu evropske ali mednarodne organizacije, ki v celoti financira takšno sodelovanje, se upravičenost in višina povračil ugotavljata tako, kakor določajo pravila te organizacije.

(1) Službeno potovanje v tujino je potovanje zaposlenega izven kraja, v katerem v skladu s pogodbo o zaposlitvi ali drugim individualnim pravnim aktom opravlja delo, v tujino zaradi opravljanja nalog, določenih v nalogu za službeno potovanje.

(2) Delodajalec izdela načrt službenih potovanj v tujino, ki jih je mogoče predvideti za posamezno koledarsko leto, in določi usmeritve glede števila zaposlenih, ki se bodo udeležili posameznega službenega potovanja. Službenega potovanja v tujino se udeležijo zaposleni, ki imajo ključno vlogo na njem oziroma se vsebina dogodka nanaša neposredno na njihovo delo.

(3) Zaposleni je upravičen do povračila stroškov za službeno potovanje v tujino na podlagi naloga za službeno potovanje, v katerem so določene vrste in okvirna višina stroškov iz 6. člena te uredbe, ki bodo nastali na službenem potovanju oziroma v zvezi s službenim potovanjem.

(4) Zaposleni je upravičen tudi do povračila stroškov, ki niso bili določeni v nalogu za službeno potovanje in so na službenem potovanju v tujino nastali zaradi nepredvidljivih okoliščin, če so povezani z opravljanjem službenih nalog na službenem potovanju in zaposleni predloži dokazilo o stroških.

(1) Oseba, ki izvršuje pravice in dolžnosti delodajalca, ali druga pooblaščena oseba lahko na podlagi pisnega predloga zaposlenega pred začetkom službenega potovanja v tujino izda pisno dovoljenje za kombiniranje službenega in zasebnega potovanja v tujino (v nadaljnjem besedilu: dovoljenje). V času zasebnega potovanja, ki traja v delovnih dneh, zaposleni izrablja letni dopust, presežek ur ali drugo upravičeno odsotnost z dela v primerih in pod pogoji, ki jih določa zakon ali kolektivna pogodba, in ki mu jo delodajalec predhodno odobri.

(2) Oseba, ki izvršuje pravice in dolžnosti delodajalca, ali druga pooblaščena oseba ne dovoli kombiniranja službenega in zasebnega potovanja v tujino, če bi to lahko ogrozilo varnost zaposlenega.

(3) Dovoljenje, ki je priloga naloga za službeno potovanje, vsebuje naslednje podatke:

1. namen službenega potovanja,
2. kraj službenega potovanja,
3. kraj, datum in ura začetka ter kraj, datum in ura zaključka službenega potovanja,
4. kraj, datum in ura začetka ter kraj, datum in ura zaključka zasebnega potovanja in
5. določitev obveznosti zaposlenemu, da pridobi ločena dokazila o stroških, ki nastanejo zaradi službenega potovanja v tujino.

(4) Stroški, ki nastanejo v obdobju iz 4. točke prejšnjega odstavka in jih delodajalec povrne zaposlenemu, ne smejo biti višji od stroškov, ki bi nastali, če ne bi bilo kombiniranja službenega in zasebnega potovanja. Če so stroški zaradi kombiniranja službenega in zasebnega potovanja v tujino višji, razliko plača oziroma povrne zaposleni.

(5) Povrnejo se samo stroški, povezani s krajem službenega potovanja v tujino, ki je določen v nalogu za službeno potovanje. Potovanje v druge kraje, ki niso kraj službenega potovanja, v času zasebnega potovanja ni dovoljeno.

(6) Če zaposleni kombinira službeno in zasebno potovanje v tujino, delodajalec odškodninsko odgovarja po splošnih zakonskih določbah o odgovornosti delodajalca do zaposlenega le za službeni del potovanja, ki je določen v nalogu za službeno potovanje in dovoljenju.

(1) Delegacijo sestavljajo funkcionarji in javni uslužbenci, ki imajo ključno vlogo na službenem potovanju v tujino oziroma se vsebina dogodka nanaša neposredno na njihovo delo. Za vsakega zaposlenega, ki se v delegaciji udeležuje službenega potovanja v tujino, se v nalogu za službeno potovanje navedejo konkretni razlogi udeležbe in delovne obveznosti. Pri določanju števila zaposlenih, ki sestavljajo delegacijo, se upoštevajo raven in vsebina službenega potovanja v tujino ter morebitne posebne zahteve protokola oziroma organa države gostiteljice.

(2) Delegacijo lahko spremlja zakonec ali zunajzakonski partner predsednika republike, predsednika državnega zbora, predsednika vlade, ministra, pristojnega za zunanje in evropske zadeve, ali veleposlanika, če je zakonec ali zunajzakonski partner izrecno naveden v vabilu gostitelja ali organizatorja dogodka. V tem primeru se mu zagotovi financiranje stroškov za prenočišče, stroškov prevoza in stroškov, povezanih z uporabo VIP-storitev ali VIP-prehoda na letališču.

(1) Stroški za službeno potovanje v tujino, ki se povrnejo zaposlenemu ali jih delodajalec neposredno poravna ponudniku, so:

1. dnevnica kot povračilo stroškov prehrane,
2. stroški za prenočišče,
3. stroški za dnevni počitek,
4. stroški prevoza,
5. parkirnina, cestnina, predornina in stroški nakupa vinjete,
6. stroški zdravstvenih storitev in zavarovanj,
7. stroški reprezentance,
8. stroški, povezani z uporabo VIP-storitev ali VIP-prehoda na letališču na način, določen v drugem odstavku tega člena, in
9. drugi stroški, povezani z opravljanjem službenih nalog na službenem potovanju, na podlagi dokazil o stroških.

(2) Uporaba VIP-storitev na letališču je dopustna le ob sočasnem prehodu, ko potuje predsednik republike, bivši predsednik republike, dokler na podlagi zakona prejema nadomestilo plače, predsednik državnega zbora, predsednik vlade, predsednik državnega sveta, predsednik ustavnega sodišča, predsednik vrhovnega sodišča, minister ali veleposlanik skupaj z delegacijo. VIP-prehod, ko je ta na voljo kot samostojna storitev, lahko izjemoma uporabijo tudi državni sekretarji z delegacijo z namenom, da se tako zagotovi učinkovita in pravočasna izvedba službenega potovanja. Ta določba se uporablja tudi za spremljevalno osebje (na primer za varnost, protokol), če potuje skupaj z zaposlenimi iz prvega ali drugega stavka tega odstavka.

(3) Samoupravne lokalne skupnosti lahko povračilo oziroma plačilo stroškov, povezanih z uporabo VIP-storitev ali VIP-prehoda na letališču, uredijo v svojih predpisih.

(4) Za povračilo stroškov prevoza oziroma stroškov nastanitve se lahko zavaruje riziko odpovedi, pri čemer se pogoji in razlogi odpovedi določijo v zavarovalni polici.

(1) Zneski dnevnic za službena potovanja v posamezne države oziroma mesta so določeni v Prilogi, ki je sestavni del te uredbe. Če znesek dnevnice za posamezno državo ni določen, se upošteva znesek dnevnice, ki je v Prilogi te uredbe določen za »druge države«. Če je znesek dnevnice določen za posamezno mesto iz Priloge te uredbe, se ne glede na znesek dnevnice, ki je določen za državo, v kateri se to mesto nahaja, upošteva znesek dnevnice, določen za to mesto. Obračunski enoti za določitev zneskov dnevnic za posamezne države oziroma mesta iz Priloge te uredbe sta ameriški dolar in euro.

(2) Stroški za službena potovanja se povrnejo v valuti obračuna naloga za službeno potovanje ali v domači valuti, preračunano po referenčnih tečajih Evropske centralne banke (v nadaljnjem besedilu: ECB), ki jih objavlja Banka Slovenije, veljavnih na zadnji dan potovanja.

(3) Valuta obračuna je valuta države oziroma ene od držav, v katero oziroma v katere je posamezno službeno potovanje v tujino opravljeno, če gre za države, katerih valute so na dnevni tečajni listi za komitente Banke Slovenije, oziroma valuta iz prvega odstavka tega člena. Za preračun stroškov iz valut držav, ki niso na dnevni tečajni listi za komitente Banke Slovenije, se uporabi tečaj s tečajnice referenčnih tečajev ECB oziroma tečajnice Banke Slovenije za valute, za katere ECB ne objavlja dnevnih referenčnih tečajev. Če zaposleni za potrebe obračuna stroškov predloži dokazilo o zamenjavi v valute iz prejšnjega stavka, na podlagi katerega je mogoče ugotoviti menjalno razmerje (menjalni listek, dokazilo o elektronskem plačilu in podobno), se izkazani tečaj zamenjave upošteva pri obračunu.

(4) Vsi stroški posameznega službenega potovanja se preračunajo v valuto obračuna po referenčnem tečaju, in sicer dnevnice po referenčnem tečaju na zadnji dan potovanja, preostali stroški, nastali v tujini, pa po referenčnem tečaju na dan nastanka stroška oziroma na dan izstavitve listine, ki izkazuje nastali strošek.

(5) Valuta obračuna za posamezno službeno potovanje v tujino je lahko samo ena, v tej valuti se izplača tudi akontacija.

(6) Ne glede na določbo prejšnjega odstavka se stroški, izkazani oziroma nastali v Republiki Sloveniji, in kilometrina iz 17. člena te uredbe obračunajo in izplačajo v eurih.

(7) Izplačila povračil stroškov oziroma akontacij za službena potovanja v tujino se opravijo z nakazilom na osebni račun zaposlenega.

(1) Dnevnice, ki veljajo za državo, v katero se službeno potuje, se obračunajo za celotni čas trajanja službenega potovanja, ki se izračuna v urah od datuma in ure začetka potovanja do datuma in ure, ko se službeno potovanje konča. Na tej podlagi se najprej ugotovi število celih dnevnic za vsakih 24 ur potovanja, za preostanek ur pa se dnevnica ugotovi v skladu z 9. členom te uredbe.

(2) Če se službeno potuje v več držav, se dnevnice obračunajo po določbah 7., 9. in 10. člena te uredbe, pri čemer število obračunanih dnevnic ne sme presegati števila dnevnic glede na skupno trajanje službenega potovanja.