Ta pravilnik podrobneje predpisuje način, obseg in izvedbo posameznih stopenj priprave in izvedbe zajema, elektronske hrambe in spremljevalnih storitev za dolgoročno hrambo gradiva v digitalni obliki, notranja pravila glede na njihov namen in področje urejanja, zahtevo za potrditev notranjih pravil in pripadajočo dokumentacijo, prevzem vzorčnih notranjih pravil, izkazovanje strokovne usposobljenosti notranjih presojevalcev, postopek zajema in digitalizacije, pogoje pretvorbe na mikrofilm, vsebino dodatnih strokovno-tehničnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva v digitalni obliki iz dokumentarnega gradiva, pogoje za certificiranje strojne in programske opreme ter storitev, obrazce zahtev za registracijo ponudnika in certificiranje opreme in storitev ter pripadajoče dokumentacije.

(1) Ta pravilnik uporabljajo osebe iz 17. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljnjem besedilu: zakon), vlagatelji zahtev za registracijo ponudnika opreme ali storitev, vlagatelji zahtev za certificiranje strojne in programske opreme ter storitev in državni arhiv.

(2) Na podlagi tega pravilnika državni arhiv pripravlja in vzdržuje kontrolne sezname za pregledno certificiranje opreme in storitev ter presojo notranjih pravil, določenih z zakonom in Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17; v nadaljnjem besedilu: uredba), ter jih objavlja na svoji spletni strani.

(3) Kontrolne sezname iz prejšnjega odstavka uporabljajo osebe iz 17. člena zakona za samoocenitev in preverjanje izvajanja notranjih pravil in vzorčnih notranjih pravil, vlagatelji zahtev za certificiranje strojne in programske opreme ter storitev in presojevalci v postopkih potrjevanja notranjih pravil in certificiranja.

Izrazi, uporabljeni v tem pravilniku, pomenijo:

1. »Agregacija« je katera koli oblika združevanja dokumentov v zaokroženo enoto gradiva, kakor so na primer zadeva, spis, dosje.
2. »Avdiovizualno gradivo« je slikovno ali zvočno gradivo na različnih nosilcih zapisa v analogni ali digitalni obliki.
3. »Brisanje« je fizično uničenje zapisa, ob katerem ne nastanejo zapisi, ki bi ohranjali kakršne koli metapodatke o izbrisanem. Brišemo na primer osnutek dokumenta po tem, ko je že bila objavljena njegova končna različica.
4. »Certificiranje opreme in storitev« je postopek, s katerim državni arhiv prizna skladnost ponujene opreme, zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev z veljavnimi predpisi.
5. »Digitalizat« je elektronska kopija zapisa v fizični obliki, ki je nastala med postopkom pretvorbe gradiva iz fizične v digitalno obliko.
6. »E-hramba« je hramba gradiva v digitalni obliki.
7. »Elektronski podpis« je niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki, in je namenjen preverjanju pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika.
8. »Elektronsko arhiviranje« zajema postopke prevzemanja arhivskega gradiva v digitalni obliki v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo in dolgoročno e-hrambo v skladu z zakonodajo ter omogoča učinkovito upravljanje in uporabo tega gradiva.
9. »Enote gradiva« so dokumenti, zadeve, vpisi v uradno evidenco ali druge oblike evidentiranih zapisov ali skupin zapisov.
10. »Evidenca« je razvid dokumentarnega gradiva.
11. »Evidentiranje« je postopek načrtnega namenskega vpisovanja podatkov o gradivu v evidenco.
12. »Geografski informacijski sistem« je sistem za zbiranje, upravljanje, hrambo, analizo in prikaz prostorskih podatkov z lastnostmi dokumentarnega gradiva.
13. »Gradivo« je dokumentarno in arhivsko gradivo v digitalni obliki, kakor ga opredeljuje zakon.
14. »Informacijska sredstva« so sredstva in viri (prostori, strojna in programska informacijska oprema, ljudje, delovni postopki za zajem in e-hrambo ter spremljevalne storitve, gradivo), ki jih upravlja sama oseba ali druge osebe ter so potrebni za zajem, e-hrambo in spremljevalne storitve ter jih oseba ščiti pred nevarnostmi (na primer pred človeškimi napakami, namernimi dejanji, vplivi okolja, organizacijskimi in tehničnimi napakami).
15. »Izločanje« je postopek priprave na uničenje dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe.
16. »Izvedeni prostorski podatki« so podatki, ki so v danem sistemu nastali po natančno določenem postopku obdelave vhodnih prostorskih podatkov in se štejejo za nov prostorski podatek.
17. »Izvirno digitalno gradivo« je gradivo, ki je izvirno nastalo v digitalni obliki.
18. »Razvrščanje« je postopek razvrščanja gradiva glede na njegovo vsebino in poslovne dejavnosti osebe.
19. »Načrt neprekinjenega delovanja« zagotavlja neprekinjeno delovanje z dejavnostmi, ki so potrebne za ohranjanje delovanja sistema e-hrambe v času motenja ali prekinitev normalnega delovanja in ponovne vzpostavitve normalnega delovanja sistema e-hrambe v primernem obdobju glede na oceno tveganja.
20. »Odbiranje« je postopek odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva.
21. »Oprema« je vsaka strojna in programska oprema, ki v celoti ali delno omogoča zajem in e-hrambo gradiva ali izvajanje spremljevalnih storitev.
22. »Oseba« je javnopravna oseba, ki zajema ali hrani gradivo v digitalni obliki, ponudnik storitve zajema in e-hrambe ali spremljevalnih storitev ali oseba, ki želi uveljavljati veljavnost in dokazno vrednost svojega gradiva v skladu z določbami 31. člena zakona (oseba iz prvega odstavka 17. člena zakona).
23. »Pretvorba« je postopek spreminjanja ene oblike zapisa v drugo obliko.
24. »Prevzemnik vzorčnih notranjih pravil« je pravna oseba, ki je prevzela vzorčna notranja pravila.
25. »Produkcijsko okolje« je okolje za redno rabo, v katerem se izvajajo zajem in e-hramba ter spremljevalne storitve.
26. »Prostorski podatki« so podatki, ki se neposredno ali posredno nanašajo na posamezno lokacijo ali geografsko območje.
27. »Postopki« vključujejo zajem in e-hrambo ter z njima povezane aktivnosti (na primer pretvorbo, izločanje in uničevanje, odbiranje in izročanje), ki jih izvaja sam lastnik gradiva.
28. »Razred« je vsebinska enota razvrščanja gradiva in temeljni gradnik v načrtu razvrščanja. Razred je opredeljen z znakom, opisom vsebine znaka in rokom hrambe gradiva. Glede na določbe predpisov ali internih aktov, ki urejajo razvrščanje, se v postopkih razvrščanja v razrede uvrščajo agregacije (na primer zadeve) ali posamezni dokumenti.
29. »Revizijska sled« je nespremenljivi podrobno dokumentirani zapis, ki nedvoumno, neizpodbitno in celovito dokumentira zapisovanje in spreminjanje zapisov ves čas njihovega trajanja od izvirnega zapisa do v tistem času veljavnega zapisa. Iz nje je razvidno vsaj, kdo, kdaj, s katerimi podatki in kakšno operacijo je izvedel glede posameznega zapisa, ter tako omogoča poznejše prepoznavanje časa, vršilca, načina in vsebine poznejše obdelave podatkov, na katere se revizijska sled nanaša.
30. »Slikovno gradivo (v fizični obliki)« so umetniške slike in risbe, fotografije, diapozitivi, negativi, negativi na steklu, tiski, plakati, letaki, razglednice in grafike.
31. »Skrbnik vzorčnih notranjih pravil« je pravna oseba, ki vzdržuje vzorčna notranja pravila, ta so na voljo tudi drugim osebam.
32. »Skrbnik« je oseba, ki so ji bile dodeljene skrbniške pravice. Ta pravilnik loči med skrbnikom sistema, na katerem je programska oprema nameščena, skrbnikom podatkovnih zbirk, ki jih uporablja programska oprema, in skrbnikom programske opreme.
33. »Skrbniške pravice« so pravice, povezane z odgovornostmi skrbnikov, katerih naloga je zagotoviti vsebinsko in tehnično pravilno delovanje informacijskega sistema, podatkovne zbirke in programske opreme. Z ločevanjem vlog in omejevanjem pravic dosežemo primerno zagotovilo za upoštevanje načel, povezanih z dokumentarnim gradivom in opredeljenih v zakonu.
34. »Sprejemni informacijski paket« je zaokrožena celota, s katero javnopravna oseba arhivu izroči arhivsko gradivo v digitalni obliki v skladu z dodatnimi strokovno-tehničnimi navodili pristojnega arhiva.
35. »Storitve« vključujejo zajem in e-hrambo ali spremljevalne storitve, ki jih izvaja ponudnik.
36. »Uničenje« je postopek odstranitve dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe, tako da njegova obnovitev ni več mogoča. Po uničenju ostanejo določeni metapodatki, ki dokazujejo obstoj in uničenje gradiva.
37. »Upravljavec uradne evidence« je oseba, ki je s predpisom ali aktom, ki ureja vzpostavitev in upravljanje evidence, določena kot njen vsebinski upravljavec.
38. »Uradna evidenca« je evidenca, ki je vzpostavljena na podlagi katerega koli zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvajanje javnih pooblastil.
39. »Vloga« je skupek odgovornosti in nalog, določen z notranjimi pravili, v zvezi z izvajanjem zajema in hrambe gradiva.
40. »Vrste gradiva« so besedilni in mešani dokumenti, filmsko in avdiovizualno gradivo, spletne strani, elektronska pošta, podatkovne zbirke in uradne evidence ter prostorski podatki.

(1) Oseba pred sprejetjem notranjih pravil izvede pripravo in organizacijo zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev. Oseba, ki pripravlja spremembo notranjih pravil, dodatno izvede pripravo in organizacijo zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev v obsegu, ki vsebinsko omogoča pripravo spremenjenih notranjih pravil.

(2) Oseba, ki vloži zahtevek za potrditev notranjih pravil ali vzorčnih notranjih pravil iz 20. člena zakona v državni arhiv, zahtevku priloži poročilo o izvedeni pripravi iz prejšnjega odstavka.

(3) Poročilo iz prejšnjega odstavka vključuje najmanj:

1. obseg zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev pri osebi, ki se uredi z notranjimi pravili;
2. opis metodologije za pripravo ocene tveganja in načrta za upravljanje tveganj;
3. analizo upravljanja gradiva, ki vsebuje najmanj:

• popis poslovnih, pravnih in tehnoloških zahtev, ki jih mora vlagatelj upoštevati pri izvajanju postopkov ali storitev;
• popis informacijskih sredstev v zvezi z zajemom in e-hrambo ali spremljevalnimi storitvami;
• popis vrst gradiva, ki nastaja ali bo zajeto in hranjeno, v katerem je označeno gradivo, ki ima lastnosti dokumentarnega in arhivskega gradiva;
• izvleček ocene obstoječega informacijskega sistema in informacijske varnosti vključno s povzetkom ključnih tveganj;

4. načrt za izvajanje postopkov ali storitev in vzpostavitev ali prenovo informacijskega sistema.

(1) Oseba pripravi in sprejme notranja pravila na podlagi ugotovitev iz predhodne priprave in organizacije zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev. V notranjih pravilih nedvoumno določi:

• vrsto notranjih pravil (ali gre za notranja pravila za lastno poslovanje, notranja pravila za izvajanje storitev ali vzorčna notranja pravila),
• obseg postopkov ali storitev in
• vrste gradiva, katerih zajem in e-hrambo ali spremljevalne storitve urejajo notranja pravila.

(2) Notranja pravila glede na njihovo vrsto, obseg poslovanja in vrste gradiva vsebujejo vse dele iz prvega, drugega in četrtega odstavka 8. člena uredbe.

(1) Oseba, ki pripravlja vzorčna notranja pravila, določi, komu so ta namenjena.

(2) Oseba, ki je pripravila vzorčna notranja pravila, pripravi navodilo za njihov prevzem. Navodilo vsebuje najmanj:

• določitev dovoljenega obsega prilagoditve določb ali delov določb, ki se nanašajo na status, notranjo organizacijo ali druge notranje lastnosti prevzemnika (personalizacija);
• opis prevzema vzorčnih notranjih pravil z navodili za personalizacijo;
• opis predhodne priprave prevzemnika;
• opozorilo, da mora prevzemnik vzorčnih notranjih pravil o prevzemu obvestiti državni arhiv;
• opis aktivnosti, ki jih mora izvesti prevzemnik vzorčnih notranjih pravil, da ga bo oseba, ki jih je pripravila, obveščala o morebitnih spremembah vzorčnih notranjih pravil.

(3) Oseba, ki je pripravila ali vzdržuje vzorčna notranja pravila, o spremembi notranjih pravil zaradi razlogov iz 22. člena zakona in o morebitnih drugih spremembah notranjih pravil obvesti prevzemnike tako, kakor je določeno z navodilom za prevzem notranjih pravil iz prejšnjega odstavka.

(1) Oseba iz 19. člena zakona v notranjih pravilih opredeli vlaganje zahtevka za potrditev notranjih pravil in odgovornosti v zvezi s tem. Obveznost velja tudi za spremembe notranjih pravil.

(2) Kadar so vzorčna notranja pravila namenjena javnopravnim osebam, jih pripravljavec obvezno potrdi pri državnem arhivu. Zahteva ne velja za organe državne uprave.

(1) Zahteva za potrditev notranjih pravil se vloži na predpisanem obrazcu iz Priloge 1, ki je sestavni del tega pravilnika (v nadaljnjem besedilu: priloga 1), ali prek spletnega programa, ki vsebuje vse sestavne dele iz priloge 1 tega pravilnika.

(2) Zahteva za potrditev vzorčnih notranjih pravil se vloži na predpisanem obrazcu iz Priloge 2, ki je sestavni del tega pravilnika (v nadaljnjem besedilu: priloga 2), ali prek spletnega programa, ki vsebuje vse sestavne dele iz priloge 2 tega pravilnika.

(3) Pred vložitvijo zahteve za potrditev notranjih pravil mora njihov pripravljavec opraviti samoocenitev njihove skladnosti tako, da v ustrezni kontrolni seznam pri vsaki zahtevi (kontrolni točki) v obliki sklicev vnese podatke o določbah notranjih pravil, ki zagotavljajo skladnost notranjih pravil z zakonom, podzakonskimi akti in pravili stroke. Kontrolni seznam je v skladu z 2. členom tega pravilnika objavljen na spletni strani državnega arhiva.

(4) Zahtevi se priložijo:

• poročilo o pripravi in izvedbi zajema, e-hrambe in spremljevalnih storitev,
• seznam dokumentov, ki sestavljajo notranja pravila, in dokumenti,
• samoocenitev iz prejšnjega odstavka.

(5) Seznam iz druge alineje prejšnjega odstavka za posamezni dokument vsebuje najmanj:

• ime dokumenta,
• oznako različice dokumenta ali dokumenta iz evidence dokumentarnega gradiva in
• datum potrditve dokumenta.

(6) Podatki iz seznama dokumentov, ki sestavljajo notranja pravila, ter imena in oznake dokumentov ali različic dokumentov, ki so priloženi zahtevku za potrditev, morajo biti usklajeni.

(7) Kadar se pripravljavec v samoocenitvi iz tretje točke tega člena sklicuje na potrdilo o skladnosti (na primer certifikat o skladnosti z ISO standardom), ki ga je izdal pristojni organ ali neodvisna organizacija, k zahtevi za potrditev notranjih pravil priloži to potrdilo in dokazilo o obsegu preverjanja skladnosti.

(8) Notranja pravila podpišejo pooblaščene osebe v organizaciji ali se drugače dokazuje, da so jih potrdile pristojne osebe.

(1) Oseba z notranjimi pravili opredeli načine, s katerimi je zagotovljeno, da:

1. so vsi dokumenti notranjih pravil opremljeni z oznako različice, datumom odobritve in začetkom njihove veljavnosti, pri čemer za oznako različice lahko veljata tudi objava v uradnem glasilu in datum objave,
2. je preprečeno nepooblaščeno spreminjanje notranjih pravil,
3. so notranja pravila objavljena na pri osebi predpisani način in dostopna vsem, ki so jim namenjena,
4. so o spremembah notranjih pravil obveščeni vsi, na katerih delo se te spremembe nanašajo,
5. so notranja pravila berljiva, razumljiva in uporabna,
6. je preprečena uporaba zastarelih različic notranjih pravil,
7. so ohranjene stare različice,
8. se notranja pravila vzdržujejo, redno (najmanj enkrat letno) pregledujejo in po potrebi posodabljajo.

(2) Za izvajanje nalog iz tega pravilnika se z notranjimi pravili določi odgovorna oseba (skrbnik notranjih pravil).

(3) Če nova notranja pravila nadomestijo stara, se določijo čas veljavnosti prenehanja starih notranjih pravil in morebitne izjeme.

(4) Notranja pravila javnopravnih oseb so arhivsko gradivo.

(1) Z notranjimi pravili se opredeli obveznost določitve odgovornih oseb in presojevalcev izvajanja notranjih pravil, kakor so opredeljeni v 10. členu uredbe.

(2) Vodstvo osebe zagotovi, da so vsakokratni notranji presojevalci izvajanja notranjih pravil zadostno usposobljeni na področjih upravljanja z dokumentarnim gradivom, arhivistike, informacijske infrastrukture in varnosti, in na področjih, ki jih presojajo, vendar pa pri tem ne smejo presojati tistih aktivnosti, v katerih so sami neposredno udeleženi. Poznati morajo namen in vsebino presojanih notranjih pravil, pa tudi postopke notranje presoje. V presojo lahko oseba vključi tudi zunanje izvajalce notranje presoje, ki morajo biti usposobljeni enako, kot to velja za notranje presojevalce.

(3) Po vsaki presoji vodja presoje izdela poročilo o presoji izvajanja notranjih pravil, ki vsebuje najmanj:

1. čas in kraj presoje,
2. imena in priimke presojevalcev,
3. namen presoje (načrtovana, ponovna ali izredna presoja),
4. kateri deli notranjih pravil so bili presojani (naslov dokumenta ali priloge, različica, datum potrditve),
5. ugotovitve in dokazila o morebitnih odmikih pri izvajanju notranjih pravil,
6. priporočila in predloge ukrepov za odpravo morebitnih odmikov pri izvajanju notranjih pravil vključno z njihovo vrsto (preprečevalni, popravljalni) in roki izvedbe ter
7. odgovorne osebe za izvedbo.

(4) Poročilo iz prejšnjega odstavka lahko vključuje predloge za dopolnitve določb presojanih notranjih pravil.

(5) Kadar notranja pravila urejajo zajem in e-hrambo javnega ali zasebnega arhivskega gradiva, določenega z zakonom ali odločbo državnega arhiva,mora oseba pristojnemu arhivu poslati poročilo o presoji izvajanja notranjih pravil.

(1) Notranji presojevalci izkazujejo strokovno usposobljenost na področju upravljanja z dokumentarnim gradivom, arhivistike, informacijske infrastrukture in varnosti, s tem, da imajo najmanj:

• izobrazbo, pridobljeno po študijskih programih prve bolonjske stopnje ali študijskih programih, ki ustrezajo prvi bolonjski stopnji;
• dve leti delovnih izkušenj s področja, na katerem bodo presojali,
• opravljeni preizkus strokovne usposobljenosti pri državnem arhivu, določen s pravilnikom, ki ureja strokovno usposobljenost za delo z dokumentarnim gradivom,
• opravljeno usposabljanje o sistemu kakovosti.

(2) Notranjo presojo izvajanja notranjih pravil lahko izvajajo tudi notranji presojevalci, ki imajo pridobljeno peto stopnjo izobrazbe in najmanj pet let delovnih izkušenj s področja, na katerem bodo presojali ter izpolnjujejo pogoje iz tretje in četrte alineje prejšnjega odstavka.

(3) Državni arhiv najmanj enkrat letno izvaja dodatna usposabljanja za notranje presojevalce, ki preverjajo izvajanje notranjih pravil. Notranji presojevalci so se dolžni udeležiti dodatnih usposabljanj enkrat na dve leti, prvič pa po preteku dveh let od opravljenega preizkusa strokovne usposobljenosti iz tretje alineje prvega odstavka tega člena.

(1) Oseba v notranjih pravilih določi delovna mesta, povezana z izvajanjem postopkov ali storitev. Za ta delovna mesta se opredelijo splošni, posebni in varnostni pogoji za njihovo zasedbo.

(2) Oseba lahko opredeli delovna mesta iz prejšnjega odstavka tudi tako, da določi vloge in z njimi povezane odgovornosti za izvajanje notranjih pravil. Za posamezno vlogo se v notranjih pravilih določi način dodelitve vloge (na primer akt o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest, sklep, pogodba) ter opredelijo splošni, posebni in varnostni pogoji, ki jih mora izpolnjevati odgovorna oseba, ki bo prevzela odgovornosti.

(3) Oseba v skladu z oceno tveganja zagotovi takšno razdelitev nalog, da posamezniku omogoča dostop do informacij, ki jih ta potrebuje, in hkrati onemogoča neopaženo zlorabo informacij, do katerih ima dostop.

Oseba v notranjih pravilih za vsako delovno mesto ali vlogo, povezano z izvajanjem postopkov ali storitev, določi, do katerih informacijskih sredstev bo zaposleni na svojem delovnem mestu pri svojem delu pooblaščeno dostopal.

(1) Oseba v notranjih pravilih za vse uslužbence javnopravnih oseb in delavce ponudnikov storitev, ki sodelujejo pri izvajanju postopkov ali storitev, določi potrebno usposobljenost in nadaljnja usposabljanja za ohranjanje njene ustrezne ravni.

(2) Za zagotavljanje in preglednost usposobljenosti iz prejšnjega odstavka se z notranjimi pravili določijo odgovorne osebe in način dokumentiranja usposobljenosti.

(1) Notranja pravila vsebujejo določbe, s katerimi se opredeli izvajanje postopkov ali storitev. S temi določbami se zagotavljajo dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost zajetega in hranjenega gradiva.

(2) Vsi postopki, ki so del poslovanja in se urejajo z notranjimi pravili, se v teh pravilih natančno opišejo, na primer:

1. pretvorba gradiva iz fizične v digitalno obliko (digitalizacija),
2. pretvorba gradiva iz fizične ali digitalne oblike na mikrofilm (mikrofilmanje),
3. pretvorba gradiva iz ene v drugo digitalno obliko,
4. druge oblike pretvorb, kakor jih opredeljuje 15. člen uredbe,
5. zajem gradiva v digitalni obliki in pripadajočih metapodatkov v informacijski sistem,
6. hramba gradiva v digitalni obliki,
7. odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva,
8. izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu,
9. izločanje in uničevanje dokumentarnega gradiva,
10. prenos gradiva med informacijskimi sistemi.

(3) V vsakem opisu postopka iz prejšnjega odstavka se jasno opredelijo:

• namen postopka in obseg posameznih aktivnosti v njegovem okviru,
• odgovorna oseba, ki usmerja in nadzoruje postopek,
• izvajalci aktivnosti v okviru postopka in njihova odgovornost,
• merila za ugotavljanje uspešnosti postopka in morebitni pogoji za začetek postopka,
• aktivnosti za preverjanje uspešnosti postopka in morebitno odpravo ugotovljenih napak ter odgovorna oseba.

(1) Dokumentarno gradivo se praviloma evidentira ob nastanku ali po prejemu, vendar najpozneje ob zajemu v informacijski sistem ali pri pretvorbi v digitalno obliko.

(2) Oseba v notranjih pravilih opredeli evidence, ki jih vodi za gradivo, katerega zajem in hrambo ureja z njimi.

(3) Za vsako evidenco gradiva v informacijskem sistemu se določijo evidenčni podatki. Evidenca o gradivu vsebuje najmanj naslednje evidenčne podatke:

1. enolično identifikacijsko oznako,
2. datum in čas nastanka ali prejema,
3. rok hrambe,
4. naslov ali kratek opis vsebine gradiva,
5. navedbo subjekta (avtor, pošiljatelj ali prejemnik).

(1) Oseba v notranjih pravilih opredeli postopke razvrščanja gradiva, ki temeljijo na načrtu razvrščanja.

(2) Načrt razvrščanja gradiva je sestavni del notranjih pravil. Za različne vrste gradiva je dopustno uporabljati različne načrte.

(3) Načrt razvrščanja iz prvega odstavka tega člena je podlaga za razvrščanje gradiva in je sestavljen iz razredov. Načrt razvrščanja in njegova vsebina sta lahko opredeljena s področnimi predpisi (na primer načrt klasifikacijskih znakov v uredbi, ki ureja upravno poslovanje) ali pa ju predpiše predstojnik organizacije.

(4) Določi se skrbnik načrta razvrščanja gradiva.

Za vsako enoto gradiva, ki je predmet evidentiranja, se najpozneje ob koncu evidentiranja določi rok hrambe v skladu z načrtom razvrščanja gradiva.

(1) Z notranjimi pravili se za vsako vrsto gradiva opredelita seznam obveznih metapodatkov in njihov vnos (samodejno, ročno).

(2) Metapodatki iz prejšnjega odstavka se zajamejo v evidenco gradiva.

(1) Ponudnik storitev z notranjimi pravili določi vrste gradiva, za katere opravlja storitev, in za vsako vrsto gradiva najmanjši nabor metapodatkov, ki bodo zajeti oziroma shranjeni.

(2) Metapodatki iz prejšnjega odstavka se zajamejo v evidenco gradiva, opredeljeno z notranjimi pravili za izvajanje storitve.

Najmanjši nabor metapodatkov v evidencah gradiva za besedilne in mešane dokumente je:

1. enolična identifikacijska oznaka,
2. naslov ali kratek opis vsebine,
3. datum (prejetja, nastanka),
4. rok hrambe,
5. navedba subjekta (avtor, pošiljatelj ali prejemnik).

(1) Najmanjši nabor metapodatkov v evidenci gradiva za zvočno gradivo je:

1. enolična identifikacijska oznaka,
2. naslov ali kratek opis vsebine,
3. čas nastanka ali datum snemanja,
4. rok hrambe,
5. navedba producenta, snemalca ali zunanjega izvajalca, kadar to ni ustvarjalec tega gradiva,
6. izvirni format,
7. izvirna dolžina ali čas predvajanja,
8. vrsta nosilca, kadar je v uporabi prenosni nosilec.

(2) Določijo se najmanjše zadostne zahteve za naslednje lastnosti zvočnega gradiva:

• frekvenca vzorčenja,
• bitna hitrost prenosa.

(3) Kadar ima zvočno gradivo lastnosti arhivskega gradiva, se metapodatki, ki se nanašajo na lastnosti iz prejšnjega odstavka, zajamejo in hranijo, vendar ne nujno v evidenci gradiva.

(1) Najmanjši nabor metapodatkov v evidenci gradiva za filmsko in avdiovizualno gradivo, določen v 43. členu zakona, je:

1. enolična identifikacijska oznaka,
2. naslov,
3. kratek opis vsebine,
4. leto nastanka,
5. rok hrambe,
6. format (kodek),
7. dolžina (v minutah),
8. velikost okvira, razmerje stranic okvira, število slik na sekundo,
9. izvirni jezik,
10. producent,
11. podatkovna hitrost,
12. barvno podvzorčenje,
13. druge odgovorne osebe (režiser, scenarist, snemalec, glavni igralci), če obstajajo.

(2) Za filmsko in avdiovizualno gradivo iz prejšnjega odstavka se določijo naslednji podatki in kakovost zapisa:

• ovojnica in različica,
• frekvenca vzorčenja,
• najmanjša zadostna bitna hitrost prenosa.

(3) Kadar ima filmsko in avdiovizualno gradivo iz prejšnjega odstavka lastnosti arhivskega gradiva, se podatki zajamejo in hranijo, vendar ne nujno v evidenci gradiva.

(1) Najmanjši zadostni nabor metapodatkov v evidenci gradiva za drugo filmsko in avdiovizualno gradivo je:

• enolična identifikacijska oznaka,
• naslov ali kratek opis vsebine,
• datum in čas nastanka,
• rok hrambe,
• format in kodek.

(2) Za filmsko in avdiovizualno gradivo iz prejšnjega odstavka se določi kakovost zapisa s:

• frekvenco vzorčenja,
• bitno hitrostjo prenosa.

(3) Kadar ima filmsko in avdiovizualno gradivo lastnosti arhivskega gradiva, se podatki iz prejšnjega odstavka zajamejo in hranijo, vendar ne nujno v evidenci gradiva.

Javnopravna oseba, ki objavlja gradivo na spletnih straneh (internet, intranet) in je ocenila potrebo po njegovem evidentiranju in hrambi, dokumentira:

• strukturo spletnih strani (zemljevid),
• informacijo, na katerih spletnih straneh ali podstraneh so objavljene vsebine, ki imajo lastnosti dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(1) Struktura spletnih strani iz prejšnjega člena se dokumentira z najmanj naslednjimi metapodatki:

• naslov ali kratek opis vsebine,
• sestava (v primeru kompleksnejših vsebin, sestavljenih iz več virov ali vrst gradiva),
• obdobje objavljanja,
• identifikator objavljene vsebine (podstrani), ki enolično in trajno označuje objekt v strukturi spletnih strani (na primer URN).

(2) Za vsako spletno stran ali podstran, ki vsebuje arhivsko gradivo, javnopravna oseba v notranjih pravilih v zvezi z zajemom določi:

• pogostost zajema;
• opredeljena morata biti format in obseg gradiva, ki bosta poleg ohranjanja vsebine omogočala kar največje ohranjanje prikaza, funkcionalnosti in zgradbe, vendar v skladu z namenom e-hrambe;
• opis postopkov zajema in e-hrambe;
• odgovorne osebe in njihove naloge v zvezi z zajemom in e-hrambo tega gradiva.

(1) Oseba, ki zajema in hrani elektronsko pošto, izdela seznam elektronskih poštnih predalov, katerih vsebina ima lastnosti dokumentarnega ali arhivskega gradiva.

(2) Seznam elektronskih poštnih predalov iz prejšnjega odstavka vsebuje najmanj:

• izvor (elektronski poštni predal oziroma njegove dele, na primer mape),
• obliko zapisa (format),
• zajem (ročni, samodejni),
• obseg potrebnih metapodatkov za vodenje evidence ter zagotavljanje celovitosti, uporabnosti in avtentičnosti,
• odgovorne osebe za zajem in hrambo vsebine elektronskih poštnih predalov in njihove odgovornosti.

(3) Postopki zajema in hrambe vsebine elektronske pošte se opredelijo v skladu s splošnimi zahtevami za opise postopkov iz tretjega odstavka 15. člena tega pravilnika.

(4) Če se tak poštni predal iz drugega odstavka tega člena preneha uporabljati, se vsebina, ki je predmet zajema in hrambe, takoj pretvori v obliko za dolgoročno hrambo.

(1) Oseba, ki ureja zajem in hrambo elektronske pošte z notranjimi pravili, z njimi uredi vodenje in obseg evidence zajete elektronske pošte. Oseba lahko vodi evidenco tudi tako, da zajame vsebino elektronskih poštnih sporočil v informacijski sistem za upravljanje dokumentov.

(2) Oseba, ki vodi evidenco iz prejšnjega odstavka, v informacijskem sistemu za upravljanje dokumentov zajame v evidenco poleg vsebine sporočila tudi metapodatke iz glave sporočila.

(3) V evidenco iz prvega odstavka tega člena se zajamejo najmanj naslednji metapodatki iz glave sporočila:

1. naslov prejemnika elektronskega sporočila (naslovnik sporočila, polje »Za« v glavi sporočila),
2. naslov prejemnika elektronskega sporočila (v vednost, polje »Kp« v glavi sporočila),
3. naslov prejemnika odgovorov (polje »Od« v glavi sporočila),
4. naslov pošiljatelja elektronskega sporočila (polje »Pošiljatelj« v glavi sporočila),
5. naslov/predmet elektronskega sporočila (lahko tudi »Zadeva« v glavi sporočila),
6. datum in čas elektronskega sporočila (polje »Datum« v glavi sporočila).

(1) Oseba z notranjimi pravili uredi upravljanje podatkovnih zbirk in uradnih evidenc. V ta namen izdela seznam vseh podatkovnih zbirk in uradnih evidenc. Vsaka od njih je dokumentirana najmanj z:

• opisom tehničnega okolja,
• opisom strukture podatkov, kar vključuje tudi podatkovni model in šifrante,
• viri podatkov na ravni vpisnih polj uporabniškega vmesnika za vnos ali spremembo podatkov,
• opisom uporabljenih izrazov (semantike),

tako da bo mogoče zagotoviti kasnejšo uporabo informacij tudi zunaj prvotnega okolja.

(2) Spremembe tehničnega okolja, v katerem je podatkovna zbirka in uradna evidenca, ali strukture podatkov se dokumentirajo najmanj z:

• opisom sprememb,
• načrtom izvedbe sprememb (vključuje tudi načrt preizkušanja in preverjanja celovitosti in pravilnosti izvedbe),
• utemeljitvijo upravičenosti morebitnega brisanja ali opustitve prenosa izbranih podatkov,
• dokumentiranim dokazilom o izvedbi v skladu z načrtom izvedbe sprememb.

(1) Za uradne evidence javnopravnih oseb se dokumentirajo vse spremembe vrednosti podatkov. Če se vrednost podatka spremeni, se stara vrednost ohrani tako, da je mogoč vpogled v staro stanje na določeni dan. Pristojni arhiv lahko z dodatnimi strokovno-tehničnimi navodili (v nadaljnjem besedilu: strokovno-tehnična navodila) omeji izbor podatkov, za katere je treba ohraniti stare vrednosti.

(2) Za uradne evidence javnopravnih oseb se dokumentirajo pravne podlage, ki so bile v uporabi pri upravljanju posamezne uradne evidence. To obsega vse predpise, tudi notranje, ki urejajo to upravljanje, vključno z njihovimi spremembami.

(1) Upravljavec uradne evidence o nameravani spremembi podatkovnega modela za uradne evidence najmanj deset delovnih dni pred njeno uveljavitvijo pisno obvesti pristojni arhiv, da pridobi dodatna navodila.

(2) Upravljavec uradne evidence v enem mesecu po uveljavitvi spremembe obvesti pristojni arhiv o vseh spremembah strukture podatkov.

(3) Pristojni arhiv na podlagi obvestila iz prvega odstavka tega člena dopolni pisno strokovno navodilo ali strokovno-tehnično navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva.

(1) Kadar oseba za evidentiranje in upravljanje dokumentarnega gradiva v elektronski oziroma fizični obliki uporablja informacijski sistem za upravljanje dokumentov, z notranjimi pravili določi poslovne funkcije (na primer evidentiranje, razvrščanje po vsebini, zajem elektronske pošte, upravljanje dostopnih pravic), ki jih izvaja z njegovo pomočjo.

(2) Osebe, ki urejajo upravljanje dokumentarnega gradiva z notranjimi pravili, določijo izvajanje posameznih postopkov upravljanja gradiva (na primer evidentiranje, razvrščanje, izločanje, uničevanje) v skladu s tretjim odstavkom 15. člena tega pravilnika. Kadar je upravljanje dokumentarnega gradiva urejeno s predpisom (na primer Uredbo o upravnem poslovanju, Sodnim redom), se lahko v notranjih pravilih neposredno sklicujejo na ta predpis.

(1) Oseba vodi evidenco prostorskih podatkov, ki imajo lastnosti dokumentarnega oziroma arhivskega gradiva. V evidenci prostorskih podatkov se vodijo informacije o prostorskih podatkih in spletnih storitvah v zvezi z njimi.

(2) Arhivski prostorski podatki se v evidenci prostorskih podatkov dokumentirajo najmanj z:

1. metapodatki o podatkih v standardizirani obliki (na primer na podlagi zakona, ki ureja infrastrukturo za prostorske informacije (v nadaljnjem besedilu: ZIPI), in Direktive o vzpostavitvi infrastrukture za prostorske informacije v Evropski skupnosti (v nadaljnjem besedilu: direktiva INSPIRE);
2. koordinatnim sistemom in projekcijo;
3. opisom strukture prostorskih podatkov, kar vključuje tudi opredelitev atributov prostorskih podatkov, podatkovni model in šifrante;
4. organizacijo podatkov v prostorske sloje, časovne nize ter druge objekte in strukture, če obstajajo;
5. pravili vizualizacije ali opredelitvijo kartografskega prikaza, če obstajajo;
6. izvorom prostorskih podatkov (informacije o viru prevzetih podatkov, metodologiji izdelave ali zajema, času zajema, prostorskem obsegu in prostorski natančnosti);
7. časovno umeščenostjo veljavnosti posameznih prostorskih podatkov, ki mora omogočati ugotavljanje stanja podatkov za kateri koli čas v preteklosti.

(3) Vsaka od spletnih prostorskih storitev, ki se nanaša na arhivske prostorske podatke, se v evidenci dokumentira najmanj z:

1. seznamom prostorskih podatkov, ki so bili vključeni v storitev;
2. aplikacijsko shemo storitve, če obstaja;
3. metapodatki o storitvi v standardizirani obliki (na primer na podlagi zahtev ZIPI in direktive INSPIRE);
4. koordinatnim sistemom in projekcijo;
5. opisom pravil za prikaz informacij, kar vključuje izdelavo kartografskih (na primer sloge za prikaz) ali opisnih informacij;
6. opisom logike za obdelavo ali pretvorbo osnovnih podatkov v izvedene prostorske storitve;
7. časovno umeščenostjo veljavnosti storitve, ki mora omogočati ugotavljanje stanja storitve za kateri koli čas v njeni preteklosti.

(1) Dokumentacija o geografskem informacijskem sistemu vsebuje najmanj naslednje informacije:

• opis sistema (ime programskega orodja ali rešitve, različica, podatki o uporabljeni zbirki podatkov, če obstaja);
• seznam in način ureditve prostorskih podatkov v sistemu (kakor je določeno s prejšnjim členom);
• opis logike za obdelavo ali pretvorba osnovnih podatkov v izvedene prostorske podatke.

(2) Oseba z notranjimi pravili uredi dokumentiranje sprememb geografskega informacijskega sistema ali njegovih delov (na primer zbirke podatkov, koordinatnega sistema) najmanj z:

• natančnim opisom sprememb,
• načrtom izvedbe sprememb (vključuje tudi načrt preizkušanja in preverjanja celovitosti ter pravilnosti izvedbe),
• utemeljitvijo upravičenosti morebitnega brisanja ali opustitve prenosa izbranih podatkov,
• dokazilom o izvedbi sprememb geografskega informacijskega sistema ali njegovih delov v skladu z načrtom izvedbe sprememb.

(1) Z notranjimi pravili se opredelijo veljavne oblike zapisa, ki jih oseba uporablja za dolgoročno e-hrambo posameznih vrst gradiva, katerih upravljanje urejajo notranja pravila.

(2) Izbrane oblike zapisa za dolgoročno e-hrambo morajo izpolnjevati splošne zahteve iz 42. člena uredbe. Državni arhiv pripravlja, vzdržuje in na svoji spletni strani objavlja seznam najpogosteje uporabljenih oblik zapisa za posamezne vrste gradiva, primerne za dolgoročno hrambo.

Z notranjimi pravili se opredeli postopek pretvorbe v obliko zapisa za dolgoročno e-hrambo, ki vključuje:

1. določitev obsega gradiva za pretvorbo;
2. evidentiranje in opremljanje z metapodatki iz evidence gradiva;
3. oblike zapisa za dolgoročno e-hrambo za posamezne vrste gradiva v digitalni obliki;
4. programsko opremo za pretvorbo oblike zapisa (pretvornik): ime, različica, proizvajalec;
5. programsko opremo za preverjanje in potrditev ustreznosti pretvorbe (validator): ime, različica, proizvajalec;
6. opredeljene faze postopka: načrtovanje, preizkus, pretvorba, preverjanje in potrditev ustreznosti pretvorbe (merila in način preverjanja pravilnosti in ustreznosti pretvorbe gradiva), odobritev;
7. ukrepe ob ugotovljenih nepravilnostih.

(1) Z notranjimi pravili se določi odgovorna oseba za pretvorbo gradiva v oblike zapisa za dolgoročno e-hrambo.

(2) Odgovorna oseba za izvajanje pretvorbe je odgovorna najmanj za:

• spremljanje veljavnih oblik zapisa za dolgoročno e-hrambo za posamezne vrste gradiva,
• pravočasno pretvorbo gradiva v novo obliko zapisa,
• načrtovanje in izvedbo vseh faz pretvorbe gradiva,
• dokumentiranje celotnega postopka pretvorbe,
• sodelovanje z zunanjim izvajalcem, kadar ta izvaja pretvorbo.

(3) Kadar ponudnik storitve pretvarja gradivo v obliko za dolgoročno e-hrambo, naročnik storitve v svojih notranjih pravilih določi odgovorno osebo, ki sodeluje z izvajalcem in je na strani naročnika odgovorna za pravočasnost in ustreznost pretvorbe. Ponudnik storitev v svojih notranjih pravilih predvidi sodelovanje z odgovorno osebo pri naročniku.

Z notranjimi pravili se določita postopka pretvorbe in zajema dokumentarnega in arhivskega gradiva, izvirno nastalega v fizični ali analogni obliki (digitalizacija), ki vključujeta najmanj:

1. merila za izbiro gradiva ob upoštevanju velikosti gradiva, njegove ohranjenosti, količine in pogostosti uporabe;
2. pregled gradiva;
3. evidentiranje vseh enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na obliko ali nosilec zapisa, nastanek in druge tehnološke značilnosti;
4. pripravo gradiva, ki obsega:

1. zlaganje po vrstnem redu, oštevilčenje strani oziroma preverjanje številčenja,
2. čiščenje, odstranjevanje sponk, lepilnih trakov,
3. restavratorske posege (če so potrebni),
4. razvrščanje (vsebinsko, kronološko, po serijah),
5. pripravo tehničnih navodil za digitalizacijo (kontrolni seznam),
6. transkripcijo nečitljivega besedila (če je mogoča),
7. pripravo metapodatkov in podatkovnega ovitka;

5. pravilno pretvorbo ter zajem vsebine dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalno obliko, ki:

1. obsega vse ključne vsebinske podatke,
2. zajema ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo celovitost (neokrnjenost vsebine), avtentičnost (dokazljiva povezanost reprodukcij z vsebino izvirnega dokumentarnega in arhivskega gradiva in njegovim izvorom) in uporabnost gradiva (omogočanje popolne interpretacije podatkov kot smiselne informacije z možnostjo identifikacije enot gradiva), ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov,
3. obsega dodane vsebinske in tehnične metapodatke, ki so posebej in jasno ločeni, shranjeni in drugače označeni od izvirnih podatkov, ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in izvirnikih;

6. postopek digitalizacije, s katerim se zagotovijo:

1. digitalizati z najmanj 300 dpi,
2. digitalizati z najmanj 600 dpi za gradivo, ki je manjše od A6 (148 x 105 mm) ali ima velikost pisave enako ali manjšo od 5 pt,
3. digitalizati z najmanj 600 dpi za slikovno gradivo,
4. glede na vrsto digitalizacije barvna globina 8 bitov za sivinski digitalizat in barvna globina 24 bitov za barvni digitalizat,
5. formati digitalizatov za dolgoročno e-hrambo, ki jih državni arhiv objavlja na svoji spletni strani,
6. digitalizati najmanj v ciljni resoluciji, ne pa ustvarjeni z interpolacijo,
7. digitalizati, ki se jim pri pretvorbi v formate za dolgoročno hrambo ne zmanjša resolucija;

7. samodejno ali ročno kontrolo pravilne digitalizacije za odpravo napak ali odstopanj;

8. evidentiranje digitaliziranega gradiva ter

9. hrambo zadostnega obsega dokumentacije, ki dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki digitalizacije zagotavljajo zanesljiv zajem v digitalno obliko.

Za dolgoročno hrambo postopek pretvorbe na mikrofilm vključuje najmanj:

1. izbiro in pregled gradiva, ki bo pretvorjeno na mikrofilm,
2. evidentiranje vseh enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na izvirno obliko ali nosilec zapisa, nastanek in druge tehnološke značilnosti;
3. pripravo gradiva, ki zajema:

1. odstranjevanje ovojev, razvezovanje (če je to potrebno),
2. zlaganje po vrstnem redu, oštevilčenje strani oziroma preverjanje številčenja,
3. čiščenje, odstranjevanje sponk, lepilnih trakov,
4. restavratorske posege (če so potrebni),
5. razvrščanje (vsebinsko, kronološko, po serijah),
6. pripravo tehničnih navodil za mikrofilmanje,
7. transkripcijo nečitljivega besedila (če je mogoča),
8. pripravo izhodiščnih zapisov,
9. pripravo podrobnega opisa vsebine,
10. pripravo metapodatkov in podatkovnega ovitka;

4. določitev:

1. vrste filma (na primer srebrno halogenidni, vesikularni, diazo),
2. formata (na primer 16 mm, 35 mm),
3. opreme za snemanje (na primer koračne ali tradicionalne kamere, pretočne ali produkcijske kamere, posebne kamere, izhodna računalniška tehnologija ali COM),
4. tehničnih podatkov (na primer stopnja zmanjšanja slike, ločljivost in ponovna povečava, gostota);

5. obdelavo posnetkov;
6. samodejno ali ročno kontrolo pravilne pretvorbe na mikrofilm za odpravo napak ali odstopanj (na primer preverjanje gostote in ločljivosti, ostrine in razločnosti posnetka, pravilnosti posnetih dokumentov in spremljajočih podatkov, pravilnega zaporedja dokumentov);
7. pregled metapodatkov (tehničnih in vsebinskih);
8. zagotavljanje ustrezne hrambe za mikrofilme, kar vključuje najmanj:

1. fizično hrambo (na primer pravilno vpetost v kolut, ustrezno tehnično zaščito),
2. mikroklimatske razmere (temperaturo, relativno vlago),
3. čiščenje opreme,
4. mesto hranjenja;

9. hrambo zadostnega obsega dokumentacije, ki dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki pretvorbe na mikrofilm zagotavljajo ohranjanje celovitosti in avtentičnosti vsebine pretvorjenega dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(1) Za druge pretvorbe in pretvorbe specifičnega gradiva s posameznih področij (na primer javne evidence, slikovno gradivo, prostorski podatki) se smiselno uporabljajo določbe členov tega podpoglavja in strokovno-tehničnih navodil pristojnega arhiva.

(2) Pretvorba uradnih evidenc v obliko za dolgoročno hrambo se obvezno izvede, kadar:

• se konča vodenje evidence,
• se spremeni vodenje evidenc,
• se pripravlja evidenca za predajo pristojnemu arhivu ali
• to pristojni arhiv zahteva v strokovno-tehničnih navodilih.

(1) Ponudnik storitev od naročnika pred pretvorbo gradiva v digitalno obliko ali na mikrofilm pridobi podatke o gradivu iz naročnikove evidence gradiva.

(2) Kadar naročnik nima vzpostavljene evidence gradiva, ki je predmet pretvorbe, ponudnik storitev od njega pridobi natančna navodila in potrebne metapodatke za oblikovanje evidence pretvorjenega gradiva.

(1) Javnopravna oseba ali ponudnik storitev odbiranja v notranjih pravilih opredeli postopek odbiranja arhivskega gradiva v digitalni obliki v skladu s pisnimi strokovnimi navodili in dodatnimi strokovno-tehničnimi navodili pristojnega arhiva.

(2) Postopek odbiranja se v notranjih pravilih uredi v skladu s tretjim odstavkom 15. člena tega pravilnika.

(1) Javnopravna oseba z notranjimi pravili uredi postopek izročanja arhivskega gradiva v digitalni obliki v pristojni arhiv na podlagi pisnih strokovnih navodil in strokovno-tehničnih navodil, ki jih izda pristojni arhiv.

(2) Postopek izročanja se v notranjih pravilih uredi v skladu s tretjim odstavkom 15. člena tega pravilnika.

(1) Strokovno-tehnična navodila, ki morajo biti izdana najpozneje ob začetku odbiranja arhivskega gradiva v digitalni obliki, določajo obseg gradiva, ki bo izročeno, pogoje varstva gradiva do izročitve v pristojni arhiv, postopek in način izročitve gradiva ter oblike in nosilce zapisov.

(2) Obseg arhivskega gradiva in spremljajoče dokumentacije se s strokovno-tehničnimi navodili določi tako, da opredeljuje vsebine zapisov, podatke in pripadajoče metapodatke, ki kot celota omogočajo dolgoročno ohranjanje celovitosti vsebine arhivskega gradiva in njegovo uporabnost.

(3) Postopek priprave arhivskega gradiva za izročitev se v strokovno-tehničnih navodilih opredeli tako, da vključuje odbiranje, morebitne pretvorbe gradiva v druge oblike zapisa, prenos ali izvoz gradiva iz izvornega informacijskega okolja in drugih postopkov do priprave sprejemnega informacijskega paketa za potrebe izročitve gradiva v pristojni arhiv ter dokumentiranje omenjenih aktivnosti. S strokovno-tehničnimi navodili se opredeli tudi obveznost obveščanja pristojnega arhiva o izvajanju vseh navedenih aktivnosti.

(4) Vsebinska in tehnična urejenost arhivskega gradiva, ki se izroča pristojnemu arhivu, se s strokovno-tehničnim navodilom opredeli najmanj z določitvijo strukture sprejemnega informacijskega paketa, ki vključuje urejenost osnovne vsebine, spremljajoče dokumentacije in metapodatkov.

(5) S strokovno-tehničnimi navodili se določijo dovoljene oziroma nedovoljene oblike zapisov v sprejemnem informacijskem paketu ali njegovih delih.

(6) S strokovno-tehničnimi navodili se določijo tudi nosilci zapisov in način, na katerega izročitelj izroči sprejemne informacijske pakete pristojnemu arhivu.

(7) S strokovno-tehničnimi navodili se določita postopek in način izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu tako, da se:

• zagotovi predhodna obveščenost pristojnega arhiva o nameri izročitve gradiva;
• omogoči morebitna sprememba ali dopolnitev vsebine strokovno-tehničnih navodil zaradi njihove zastarelosti, vsebinskih pomanjkljivosti ali opredelitve podrobnosti tik pred izročitvijo arhivskega gradiva v digitalni obliki;
• lahko uporabijo določena programska orodja za podporo pri pripravi sprejemnega informacijskega paketa in drugih aktivnosti za ohranjanje celovitosti, avtentičnosti in uporabnosti gradiva.

(8) S strokovno-tehničnimi navodili je lahko določena tudi pogostost oblikovanja sprejemnih informacijskih paketov in njihove izročitve pristojnemu arhivu.

(1) Oseba z notranjimi pravili opredeli postopek izločanja in uničevanja dokumentarnega gradiva v digitalni obliki v skladu s tretjim odstavkom 15. člena tega pravilnika.

(2) S postopkom iz prejšnjega odstavka se opredelijo merila, po katerih se izvajata izločanje in uničevanje gradiva.

(3) Uničenje gradiva se dokumentira z zapisnikom, kakor je določeno v 26. členu uredbe.

(4) Zapisnik iz prejšnjega odstavka se hrani trajno.

Javnopravna oseba, ki ji je pristojni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili iz 34. člena zakona določil obveznost obveščanja pristojnega arhiva o nameravanem uničenju dokumentarnega gradiva, mora to obveznost vključiti v svoja notranja pravila.

(1) Oseba zagotovi in z notranjimi pravili opredeli tehnološka sredstva za vzdrževanje celovitosti in avtentičnosti celovitosti gradiva za celotno obdobje hrambe gradiva v digitalni obliki (na primer prstni odtis ali zgoščevalna vrednost, elektronski podpis ali časovno žigosanje).

(2) Oseba z organizacijskimi ukrepi opredeli uporabo tehnoloških sredstev za zagotavljanje celovitosti in avtentičnosti gradiva.

Oseba, ki zajema in hrani dokumentarno in arhivsko gradivo, izvirno nastalo v digitalni obliki, ob zajemu gradiva, ki vsebuje elektronski podpis, preveri njegovo veljavnost. Podatek o preverjanju veljavnosti doda kot metapodatek dokumentu, tako da veljavnosti elektronskega podpisa v nadaljnjem ravnanju z gradivom ni treba več preverjati.

(1) Oseba zaradi zavarovanja gradiva v digitalni obliki pred izgubo ali poškodovanjem podrobneje opredeli način izdelave varnostnih kopij tega gradiva.

(2) Pogostost izdelave varnostnih kopij se določi na podlagi ocene tveganja.

(1) Oseba na oddaljenem mestu (sekundarna lokacija – naslov in kraj) poleg varnostne kopije gradiva hrani tudi druge podatke (na primer kopijo uporabniške programske opreme in pripadajoča navodila), potrebne za obnovo hranjenega gradiva v digitalni obliki.

(2) Varnostne kopije iz prejšnjega odstavka oseba glede na ugotovitve iz ocene tveganja shrani na oddaljenem mestu, ki ni na istem poplavnem ali potresnem območju kot glavna lokacija. Pri tem se upoštevajo ugotovitve iz 57. člena tega pravilnika.

(3) Oseba določi postopek rednega prenašanja varnostnih kopij na oddaljeno mesto in za to določi odgovorne osebe.

(1) Javnopravna oseba in ponudnik storitve e-hrambe, ki hranita javno arhivsko gradivo v digitalni obliki, zagotovita shranjevanje varnostnih kopij iz 49. člena tega pravilnika, potrebnih za obnovo sistema e-hrambe, na najmanj dveh geografsko oddaljenih mestih (naslov in kraj), ki ne smeta biti na istem poplavnem ali potresnem območju in prav tako ne na istem poplavnem ali potresnem območju kakor glavno mesto hrambe. Pri tem se upoštevajo ugotovitve iz 57. člena tega pravilnika.

(2) Ponudnik storitve e-hrambe v primeru prekinitve izvajanja storitve zagotovi izvoz hranjenega gradiva in vseh spremljajočih metapodatkov ter revizijskih sledi, ki omogočajo naročniku storitve ohranjanje celovitosti in avtentičnosti gradiva.

(1) Oseba izdela načrt za obnovo podatkov sistema e-hrambe in določi njegovega skrbnika. Načrt vključuje najmanj te podatke:

• kdo in kako lahko dostopa do varnostnih kopij na oddaljenih mestih,
• postopek vzpostavitve informacijskega sistema za e-hrambo,
• postopek uporabe varnostnih kopij pri morebitnem restavriranju gradiva,
• navodilo o obveznem dokumentiranju in hrambi te dokumentacije pri obnovi podatkov,
• dosegljivost načrta v primeru izpada sistema.

(2) Oseba načrt ali dele načrta za obnovo podatkov v skladu z oceno tveganja preizkusi najmanj enkrat letno.

(1) Javnopravna oseba ali ponudnik storitve e-hrambe, ki hrani arhivsko gradivo, poleg načrta za obnovo podatkov izdela tudi načrt neprekinjenega delovanja sistema e-hrambe (v nadaljnjem besedilu: načrt neprekinjenega delovanja).

(2) Načrt neprekinjenega delovanja iz prejšnjega odstavka vključuje najmanj:

1. podatke o glavnem (primarnem) in oddaljenih (sekundarnih) mestih e-hrambe (organizacija, naslov, kraj, telefon);
2. pravila dostopa do vseh mest e-hrambe;
3. opis oddaljenih mest: prostor (podatki o lokaciji), komunikacijske povezave (telefon), uvedeni fizični in tehnični ukrepi (na primer vgrajeni senzorji gibanja, alarmni sistem, protipožarni senzorji, protivlomna vrata, videonadzor), ključni podatki o strojni in programski opremi (na primer proizvajalec, model), če je nameščena v prostoru;
4. pristojnosti in odgovornosti (odgovorne osebe) glede začetnega odziva na dogodke, ki se odrazijo v večji motnji ali prekinitvi delovanja sistema e-hrambe ali njegovih bistvenih delovnih postopkov;
5. osnovne podatke o odgovornih osebah v kriznem stanju in njihove kontaktne podatke z načinom komuniciranja (ime in priimek, telefon v službi, prenosni telefon, osnovna in morebitna rezervna elektronska pošta);
6. podatke o zunanjih javnih službah nujne pomoči (na primer gasilci, reševalci, policija, zavarovalnica) in njihove kontaktne podatke;
7. navedene kritične poslovne procese ali naloge, ki so razvrščene po nujnosti vzpostavitve za delovanje sistema e-hrambe, in akcijski načrt za njihovo vzpostavitev;
8. seznam ključnih dobaviteljev opreme in pogodbenikov ter njihove kontaktne podatke;
9. način obravnavanja in seznanjanja zaposlenih z načrtom (na primer interni sestanki, interno usposabljanje ali izobraževanje, simulacije izrednih dogodkov najmanj enkrat letno);
10. način komuniciranja s sodelavci in poslovnimi partnerji pri izrednem dogodku (osebno, po telefonu, prenosnem telefonu, elektronski pošti);
11. načrt za obnovo podatkov iz prejšnjega člena;
12. način preverjanja načrta neprekinjenega delovanja (odgovorne osebe, časovna opredelitev).

(3) Ponudnik storitve e-hrambe poleg varnostne kopije gradiva in drugih podatkov, potrebnih za obnovo hranjenega gradiva v digitalni obliki, na oddaljenem mestu hrambe zagotovi tudi nadomestno informacijsko infrastrukturo sistema za e-hrambo, katere razpoložljivost omogoča, da bo naročniku e-hrambe v sklenjenem pogodbenem obdobju zagotovil pogodbeni obseg shranjevanja in dostop do hranjenega gradiva.

(4) Pri morebitni uporabi načrta se vsi izvedeni postopki natančno dokumentirajo in shranijo, da se ne ogrozita avtentičnost in celovitost gradiva.

(1) Vsi zaposleni, vključeni v izvajanje dejavnosti iz načrta, se ustrezno usposobijo ter celovito seznanijo s svojimi vlogami in odgovornostmi v zvezi s tem izvajanjem.

(2) Načrt se najmanj enkrat na leto preizkusi v obsegu, ki ga oseba določi v skladu z oceno tveganj.

(3) Načrt se posodobi ob vsaki organizacijski spremembi, zamenjavi osebja ali spremembi v informacijskem sistemu, ki vpliva nanj. V tem primeru se načrt znova preizkusi v primernem obsegu.